Come funziona la fatturazione elettronica?


La fatturazione elettronica è un processo che consente a tutti gli operatori economici (imprese, professionisti, Partite IVA, ecc.) di costruire, trasmettere e ricevere le fatture con il solo utilizzo di soluzioni digitali, abbandonando per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Tutte le informazioni necessarie per capire la fatturazione obbligatoria

La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso i consumatori entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019.

Molte sono le domande e i dubbi di imprese e partite IVA. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica è un primo passo per un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano che oggi in Europa è pioniere in questo campo.

1Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.

Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.

2Come si compila una fattura elettronica

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale, proprio come eFATTU.

Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.

La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)

3Firmare la fattura elettronica e inviarla tramite SdI

Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.

La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale come eFATTU semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:

  • Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
  • Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
  • Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
4Ricezione e registrazione della fattura elettronica

Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).

5Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:

  • eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
  • abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.

Anche in questo caso eFATTU è la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva.

6Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica dal 1°gennaio 2019 sarà obbligatoria per moltissime imprese e partite IVA, ma tecnicamente non per tutti!

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali):

  • residenti;
  • stabiliti;
  • identificati nel territorio dello Stato.

Ma, in realtà l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni specifici casi.

I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:

  • coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  • coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
  • le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Le fatture elettroniche emesse verso consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate e a richiesta una copia della fattura in formato analogico.

ATTENZIONE però! In realtà, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che ad esempio i soggetti che applicano il regime forfettario dovranno in realtà attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche.

Inoltre, ci si aspetta che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C visto che presto diventerà uno standard.